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貿易事務こぼれ話 【前編】 〜 本当に使える英文コレポン 〜
外国特許事務や貿易事務を続けてきた一番の理由は海外とのコレポンが面
白かったからです。日本にいながら海外とやり取りをするというこんな面
白いことが仕事でできるなんて自分は幸せだと思っています。
一所懸命考えた英文が相手に正しく理解されその返事をもらった時は喜び
も一入です。トラブルが解決した時も本当に嬉しかったです。
しかし一時期商社に派遣された時大変な目に遭ったことがあります。
輸出国にある関連会社の担当者は勤続２０年以上の女性でした。
毎日案件毎に１０通近くのメールが届きます。時差の関係で朝一のメール
チェック時にダーーーーッと入っているのです。そしてそれは全て大文字
で書かれていて読みづらいことこの上なかったのです。
それらのメールにその日中に返信しなかった場合、次の日にそのことを
責める大文字メールが来るので毎日必死に返事をしていました。
日によってはメールの返信だけで夜の１０時を過ぎることもありました。
内容も文句が多く私はかなりめげていました。書く文章もその頃は regret
という言葉を頻繁に使っていました。 To our regret…. Regret to say ….
人生でこんなに regret を使ったことはないと周りに言っていた位でした。
そのうち To our great regret… と regret 度もヘビーになっていきまし
た。私の疲労ももう限界に。。。
そんなある日「私はクレームを言っているのではない。私とアナタはサッ
カーで言えば同じチームの仲間なんだ。」というメールを受け取りました。
私は向こうがそういう気持ちでいてくれたことに心の底からジ〜ン。。。
そしていつの頃からか私のコレポンは相手の心理を考えるようになってい
ました。
当時その輸出国は景気が良くありませんでした。日本も不況です。現地で
は昨日の確定オーダーを次の日変更してきたりします。僅かに増量してく
るアイテムもあるのですが全量キャンセルというアイテムも。。。
何でこういうことをするのか全く理解できないのですが、こちらとしては
大至急国内の取引先に変更を告げます。取引先は不況でオーダーが少ない
ので増量分は歓迎してくれたのですがキャンセルは認めない！ *o*
我が耳を疑う回答なのですが、商社としては今度はそれを現地に伝えなけ
ればなりません。
何て書いたら良いんだろう？
自分だってこの回答は理不尽だと思っているのに。。。
通常の優等生のコレポンで相手を納得させるのは絶対ムリです！
悩んだ挙句の書き始めは To our great surprise,… 。
こんなビジネス英語は今まで見たこともなければ使ったこともない！
でも文法的には間違っていない！
その後は Can you believe it ? と続けました。向こうがビックリしたり
怒ったりする前にこちらからそう出たのです。
結果は、、、先手必勝！返事は今までとは逆に向こうが私をなだめてきたの
です。良かった！私は責められることなく解決策を考えるスタートライン
につくことができました。
この事件をキッカケに私は何が起こっても大丈夫だと思うようになりまし
た。トラブル時のコレポンには心理作戦と思い切った言葉が効きます！
そしてコレポンは私にはまた違う意味で楽しいものとなりました。９時く
らいまで残業してメールを送ると現地では朝となっていてリアルタイムで
のやり取りができるのです。
「まだ残ってるの？早く帰んなさいよ！」「アナタ結婚してるの？だったら
離婚ね！そんなに仕事ばっかりしてるんだから！結婚してないの？相手
探す時間もないわね！HA-HA-HA !」というメールも届くようになりました。
信頼関係の賜物だと思いました。
そして私は間違いのタネを蒔かない業務を心がけ最終的にトラブル絡みの
メールは全く来なくなりました。ちょっと寂しいくらいでしたが。。。
私の派遣契約終了後に日本に出張に来た彼女と一度会う機会があったので
すが、こういう嬉しい経験が出来たのもこの仕事のお蔭です。
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