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ファイルをどう使いこなすか？？
書類整理に欠かせないファイル。
皆さんもお世話になっていますよネ？
必要な書類がすぐ取り出せるというのはポイント高いです。
今日はリング・ファイル、クリアー・ブック、クリアー・ファイルと
３種類のファイルについてです。
１）リング・ファイル
リング・ファイルのメリットは後から挿入したい場所に一発で綴じられる
ことです。
私はマニュアル関係のファイルはコレと決めています。
そしてインデックス・シールを活用しています。
見たいページが直ぐに開けるからです。
分からないことを調べるのは大事なことですが、何がどこに書いてあるか
といったことを必死にページをめくって調べるのは時間のムダ！
私は業務の引継ぎをする時は後任の方に空のリング・ファイルを
最初にお渡しすることにしています。
そして引継ぎができた部分のページはその都度渡して新しいファイルに
綴じていってもらいます。
自分のファイルが空になれば引き継ぎは全て終了したことになります。
引継ぎの最終日に残っていたらせめて説明だけでもしていきましょう。
２）クリアー・ブック
特許事務所で働いていた時は送付状の保管・整理に大変重宝しました。
担当していた企業数は数社でしたが書類の誤送が怖かったので企業別に
クリアー・ブックを独立させました。
段階毎の送付状が必要だったことと、特許出願した国によって業務内容が
異なっていたので送付状の種類は多かったです。
私は記入箇所にマーカーを入れ、重要ポイントを記載した参考例の
送付状を各ポケットの一番上に入れてマニュアルも兼ねるようにしました。
（こうしておくと自分が辞める時の引継ぎもラクです！）^m^
ポケットの一番下にはもちろん黄色の蛍光マーカーで Orig. のマークを
付けた原本を入れておきましょう。
そしてコピーをとる時は必ず一番下の Orig. からネ。
私の家ではこのクリアー・ブックに家電製品の取扱説明書と保証書を
入れて保管していますが、コレがなかなか重宝しています。
100円ショップので充分です。
３）クリアー・ファイル
現在私は貿易の仕事をしているのですが、前述の送付状は今回は
クリアー・ファイルに入れて保管しています。
担当している企業数はこちらも数社ですが、送付状１枚で全過程に対応
できるのと他には売上報告書と海上保険の申込書位しかないからです。
ただ直ぐ識別できるよう企業別にクリアー・ファイルの色を統一しました。
これで新規の発注を受けた時に同じ色のクリアー・ファイルから機械的に
書類を１部ずつ取り出すだけで済みます。
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